Seminarplanung in Vietnam: Ein außergewöhnliches Erlebnis für Geschäftskunden
Im Jahr 2023 hatte ich das Vergnügen für die Personen Marke Hermann Scherer, ein Seminar für 20 Geschäftskunden in Vietnam zu organisieren. Dieses Event war nicht nur eine Gelegenheit, Geschäftliches mit Vergnügen zu kombinieren, sondern auch eine Plattform, um seine Kunden ein einzigartiges und unvergessliches Erlebnis zu bieten. Der Fokus meiner Organisation lag auf Hanoi und der Halong-Bucht, jedoch sind viele der gewonnenen Erkenntnisse auf andere Teile Vietnams übertragbar.
Vietnam: Ein Land im Aufschwung
Vietnam, oft missverstanden als ein Entwicklungsland mit limitierten Möglichkeiten, hat in den letzten Jahrzehnten beeindruckende Fortschritte in vielen Schlüsselbereichen gemacht. Diese Entwicklung ist insbesondere in den Sektoren Technologie, Wirtschaft und Infrastruktur sichtbar, was das Land zu einem attraktiven Standort für internationale Geschäftstätigkeiten und Veranstaltungen macht. Das Land ist mittlerweile ein wichtiger Akteur in der Fertigungsindustrie und Exportwirtschaft. Große internationale Konzerne, wie Nike, Adidas, Samsung und viele mehr, haben ihre Produktion hierher verlagert, angelockt durch günstige Produktionskosten, eine junge und motivierte Arbeitskraft und stetige Regierungsinvestitionen in die Infrastruktur.
Fortschritt in der Technologie
Im Bereich der Technologie hat Vietnam signifikante Fortschritte gemacht. Die Regierung fördert aktiv die Entwicklung von Hochtechnologieparks und das Wachstum von Start-ups, insbesondere in den Bereichen Softwareentwicklung und IT-Dienstleistungen. Städte wie Ho-Chi-Minh-Stadt und Hanoi sind zu Brutstätten für technologische Innovationen geworden, wobei lokale und internationale Investoren zunehmend in den vietnamesischen Tech-Sektor investieren.
Verbesserungen in der Infrastruktur
Vietnam hat erheblich in seine Infrastruktur investiert, was die Durchführung von Großveranstaltungen erheblich erleichtert. Die Verbesserungen umfassen nicht nur bessere Straßen und öffentliche Verkehrsmittel, sondern auch moderne Konferenzzentren und Veranstaltungsorte, die internationalen Standards entsprechen. Diese Infrastruktur schafft ideale Bedingungen für die Ausrichtung von internationalen Seminaren und Konferenzen. Hierbei sollte beachtet werden, dass dieser Fortschritt hauptsächlich für die Hauptstädte gilt und noch nicht für das ganze Land.
Dienstleistungen und Gastfreundschaft
Die Dienstleistungsbranche in Vietnam hat sich ebenfalls weiterentwickelt, wobei ein besonderer Schwerpunkt auf der Gastfreundschaft liegt. Hotels und Resorts in Vietnam bieten erstklassige Dienstleistungen, die oft über die Erwartungen hinausgehen und dabei dennoch kosteneffektiv bleiben. Dies macht Vietnam zu einer attraktiven Option für Geschäftsreisen und -veranstaltungen, bei denen Qualität und Budget gleichermaßen berücksichtigt werden müssen.
Veranstaltungsorte
Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes ist entscheidend für den Erfolg eines Seminars oder einer Geschäftsreise. Vietnam bietet eine Fülle an einzigartigen und beeindruckenden Locations, die sowohl funktional als auch inspirierend sind. Diese Orte bieten nicht nur exzellente Geschäftseinrichtungen, sondern auch einzigartige Erlebnisse, die die Teilnehmer noch lange in Erinnerung behalten werden.
Vielfältige Veranstaltungslocations
In Vietnam findet man eine breite Palette an Veranstaltungsorten, von traditionellen Tagungsräumen in Luxushotels bis hin zu kreativen Räumlichkeiten, die einen starken lokalen Bezug haben. Besonders bemerkenswert sind die modernen Meetingräume auf Schiffen oder in Hotels, die mit neuester Technik und Komfort ausgestattet sind. Diese Orte sind ideal für Unternehmen, die eine Kombination aus moderner Geschäftsausstattung und der Möglichkeit suchen, die natürliche und kulturelle Schönheit Vietnams zu erleben.
Lotte Hotel Hanoi
Ein prägnantes Beispiel für einen innovativen Veranstaltungsort in Hanoi ist das Lotte Hotel. Dieses Hotel ist vor allem für seine beeindruckende Roof-Top Bar bekannt, die als die höchste in ganz Hanoi gilt. Darüber hinaus verfügt das Hotel über eine Indoor-Bar, die wir während unserer Veranstaltung in einen Meetingraum umgewandelt haben. Diese Anpassung ermöglichte es uns, im 64. Stock den höchsten Meetingraum Vietnams zu nutzen, was den Teilnehmern eine atemberaubende Aussicht über die Stadt bot.
Der Mehrwert atemberaubender Aussichten
Die einzigartige Lage und Aussicht eines Meetingraumes können erheblich zur Motivation und Inspiration der Teilnehmer beitragen. In einem Raum, der nicht nur funktional, sondern auch ästhetisch ansprechend ist, können neue Ideen und innovative Lösungen entstehen. Die inspirierende Umgebung eines hochgelegenen Meetingraumes in Kombination mit der atemberaubenden Panoramaaussicht der Stadt schafft eine Atmosphäre, die konventionelle Geschäftstreffen weit übertrifft.
Kulinarische Herausforderungen
Die kulinarische Landschaft Vietnams ist reichhaltig und vielfältig, von traditionellem Street Food bis hin zur gehobenen Sterneküche. Die Esskultur ist tief in der asiatischen Tradition verwurzelt und kann für europäische Gaumen sowohl herausfordernd als auch faszinierend sein. Die Auswahl an Speisen reicht von einfachen, lokalen Gerichten bis zu feinen Gourmet-Erlebnissen, die alle Sinne ansprechen.
Herausforderungen mit vegetarischer Kost
Eine besondere Herausforderung bei der Organisation von Veranstaltungen in Vietnam ist die Bereitstellung vegetarischer Speisen. Obwohl die vietnamesische Küche eine Fülle an Gemüsegerichten bietet, ist es manchmal selbst in großen Hotels schwierig, rein vegetarische Optionen zu finden. Dies liegt oft daran, dass die Definition von vegetarischer Ernährung in Vietnam anders sein kann und häufig Fischsauce oder kleine Mengen an Fleisch beinhalten kann. Es ist daher entscheidend, klar zu kommunizieren, dass keine tierischen Produkte verwendet werden sollen, wenn man für streng vegetarische oder vegane Teilnehmer plant.
Vielfalt der vietnamesischen Küche
Trotz dieser Herausforderungen bietet Vietnam eine beeindruckende Vielfalt an kulinarischen Erlebnissen. An der Küste, insbesondere in Regionen wie der Halong-Bucht, ist Fisch ein Hauptbestandteil der lokalen Diät und wird frisch und kunstvoll zubereitet. Die Möglichkeit, frischen Fisch und Meeresfrüchte zu genießen, sollte den Teilnehmern nicht entgehen.
Integration von lokalen Speisen ins Seminarprogramm
Für ein umfassendes Erlebnis empfiehlt es sich, den Teilnehmern eine Mischung aus lokalen und internationalen Gerichten anzubieten. Dies ermöglicht es jedem, nach persönlichem Geschmack und diätetischen Einschränkungen zu wählen, während sie gleichzeitig die reiche kulinarische Kultur Vietnams kennenlernen. Die Einbindung von Street Food-Touren oder Besuchen in hoch bewerteten Restaurants kann eine spannende Ergänzung zum Seminarprogramm sein und bietet eine praktische Möglichkeit, die lokale Kultur authentisch zu erleben.
Berücksichtigung von diätetischen Einschränkungen
Es ist von größter Wichtigkeit, im Vorfeld diätetische Besonderheiten und Einschränkungen zu klären. Neben vegetarischen und veganen Optionen sollten auch glutenfreie und laktosefreie Diäten berücksichtigt werden. Obwohl laktosefreie Kost aufgrund des geringen Milchkonsums in der asiatischen Küche meist kein Problem darstellt, kann die Beschaffung glutenfreier Mahlzeiten eine Herausforderung sein. Eine sorgfältige Planung und die Kommunikation mit Küchenchefs vor Ort sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle diätetischen Bedürfnisse erfüllt werden und die kulinarischen Erlebnisse positiv in Erinnerung bleiben.
Bedeutung eines Ansprechpartners vor Ort
Die Organisation internationaler Veranstaltungen wie Seminare oder Geschäftsreisen kann komplex und herausfordernd sein. Besonders in einem so kulturellen und sprachlich unterschiedlichen Umfeld wie Vietnam ist die Anwesenheit eines lokalen Ansprechpartners unerlässlich. Dieser spielt eine Schlüsselrolle, indem er nicht nur sprachliche Barrieren überbrückt, sondern auch dabei hilft, das Beste aus Ihrem Aufenthalt herauszuholen.
Überwindung sprachlicher und kultureller Barrieren
Ein lokaler Ansprechpartner verfügt über das notwendige Verständnis der vietnamesischen Sprache sowie der kulturellen Normen und kann daher als unverzichtbare Brücke zwischen Ihnen und den lokalen Dienstleistern fungieren. Sprachbarrieren können oft zu Missverständnissen führen, die sich negativ auf die Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung auswirken. Ein lokaler Ansprechpartner kann sicherstellen, dass Ihre Anforderungen genau verstanden und entsprechend umgesetzt werden.
Aushandeln von Preisen und Konditionen
Zusätzlich zu den sprachlichen Fähigkeiten kann ein lokaler Ansprechpartner durch sein Verständnis des lokalen Marktes erheblich dazu beitragen, bessere Preise und Konditionen auszuhandeln. In Vietnam, wo Verhandlungen üblich sind, kann diese Fähigkeit besonders wertvoll sein. Ein lokaler Experte kann faire Preise sichern, die ohne sein Insiderwissen möglicherweise nicht erreichbar wären. Besonders Interessant ist hier, dass vietnamesische Reiseunternehmen günstigere Preise bekommen. Das soll die Wirtschaft vor Ort fördern. Deswegen würde ich eine Kooperation mit einem Reiseunternehmen vor Ort empfehlen. Wir haben das damals mit W-Travel gemacht.
Unschätzbare lokale Expertise
Die lokale Expertise ist besonders wertvoll, da viele praktische Informationen und Ressourcen, die für die erfolgreiche Organisation einer Veranstaltung benötigt werden, online nicht verfügbar oder schwer zu finden sind. Ein lokaler Ansprechpartner kennt die besten Anbieter, die verlässlichsten Dienstleistungen und die versteckten Perlen der Stadt. Diese Informationen können entscheidend sein, um Ihr Seminar oder Ihre Geschäftsreise von einer standardmäßigen Veranstaltung in ein unvergessliches Erlebnis zu verwandeln.
Kulturelle Unterschiede beachten
Die Kommunikation während internationaler Geschäftstreffen und Seminare kann eine große Herausforderung darstellen, besonders wenn sie in kulturell vielfältigen Regionen wie Asien stattfindet. Die Art und Weise, wie Menschen in Asien und insbesondere in Vietnam kommunizieren, unterscheidet sich deutlich von den europäischen Gewohnheiten.
In Vietnam wird großer Wert auf hierarchische Strukturen gelegt. Es ist wichtig, Respekt gegenüber Älteren oder höhergestellten Personen zu zeigen, sei es durch die Art der Begrüßung, die Sitzordnung bei Meetings oder beim Austauschen von Visitenkarten, die stets mit beiden Händen übergeben werden sollten.
In Vietnam ist das „Gesicht Wahren“ ein zentrales Element der sozialen Etikette, das darauf abzielt, die Harmonie zu erhalten, indem direkte Konfrontationen und öffentliche Kritik vermieden werden. Dieses Konzept beeinflusst sowohl persönliche als auch geschäftliche Interaktionen, indem es den Respekt und die Würde aller Beteiligten schützt. In geschäftlichen Kontexten bedeutet dies, Konflikte indirekt anzusprechen, um Peinlichkeiten oder Blamage zu vermeiden. Offene Kritik wird oft durch vage Ausdrücke wie „vielleicht“ oder „ich werde sehen“ ersetzt, selbst wenn eine direkte Ablehnung gemeint ist. Diese Kommunikationsweise erfordert ein tiefes Verständnis für subtile Signale und eine hohe Sensibilität. Verständnis und Anpassung an dieses Konzept sind entscheidend für den Aufbau erfolgreicher und respektvoller Geschäftsbeziehungen in Vietnam. Kommunikation: Neben der Vermeidung direkter Konfrontation ist auch die nonverbale Kommunikation entscheidend. Gesten wie Kopfnicken, anstatt zu sprechen oder ein Lächeln können in Vietnam oft Zustimmung oder Verständnis signalisieren, selbst wenn tatsächlich Uneinigkeit besteht. Es ist wichtig, auf subtile Zeichen zu achten.
In Vietnam ist es üblich, kleinen Geschenken als Zeichen der Wertschätzung auszutauschen, besonders bei ersten Treffen. Diese sollten nicht teuer sein, aber eine gewisse Bedeutung tragen. Es ist wichtig, das Geschenk mit beiden Händen zu überreichen und beim Empfangen mit Respekt zu behandeln.
Obwohl Pünktlichkeit geschätzt wird, gibt es in Vietnam oft ein flexibleres Verständnis von Zeit im Vergleich zu westlichen Standards. Termine können sich verschieben und Besprechungen länger dauern als geplant. Geduld und Flexibilität sind wichtig, um erfolgreich zu navigieren und Respekt zu zeigen.
Diese kulturellen Nuancen sind entscheidend für den Aufbau erfolgreicher und respektvoller Geschäftsbeziehungen in Vietnam. Durch das Verständnis und die Anpassung an diese kulturellen Aspekte kann man die Grundlage für eine effektive Kommunikation und langfristige Partnerschaften schaffen.
Luxus kombiniert mit lokalter Kultur
Ein erfolgreiches Seminar sollte idealerweise eine harmonische Balance zwischen luxuriösen Annehmlichkeiten und authentischen lokalen Erlebnissen bieten. Bei der Planung unseres Seminars in Vietnam haben wir genau diesen Ansatz verfolgt, um den Teilnehmern sowohl Komfort als auch einzigartige kulturelle Einblicke zu gewährleisten. Ein Highlight war der Transfer mit einem Wasserflugzeug von Hanoi zur Halong-Bucht, der nicht nur beeindruckende Aussichten bot, sondern auch ein Gefühl von Exklusivität vermittelte. An einem anderen Tag organisierten wir eine Tour durch Hanoi in alten Jeeps, die den Teilnehmern ermöglichte, die Stadt aus einer ganz anderen Perspektive zu erleben und dabei lokale Spezialitäten zu probieren.
Diese sorgfältig ausgewählten Aktivitäten fördern nicht nur das Verständnis und die Wertschätzung der vietnamesischen Kultur, sondern bleiben auch langfristig in Erinnerung. Sie zeigen, wie die Kombination aus Luxus und lokaler Authentizität eine tiefere Verbindung zwischen den Teilnehmern und dem Gastland schaffen kann.
Sicherheit und Risikovorsorge
Die Sicherheit der Teilnehmer hat bei internationalen Reisen höchste Priorität, insbesondere in Ländern, die den Teilnehmern möglicherweise unbekannt sind. Offene und ehrliche Kommunikation über mögliche Risiken und deren Management ist entscheidend. Dies umfasst die Vorbereitung auf unvorhergesehene Ereignisse, wie Naturkatastrophen, und die Implementierung von Notfallplänen. Eine transparente Kommunikation vor und während des Seminars trägt dazu bei, Vertrauen zu schaffen und die Teilnehmer zu beruhigen.
Das klare Kommunizieren von Sicherheitsprotokollen und die schnelle Reaktion auf Zwischenfälle können nicht nur potenzielle negative Erfahrungen mildern, sondern sie sogar in wertvolle Lernmomente umwandeln. Diese Art der Vorsorge zeigt den Teilnehmern, dass ihre Sicherheit ernst genommen wird und dass die Organisatoren vorbereitet sind, auf jede Situation angemessen zu reagieren.
8 wichtige Tipps
Geldwechsel: Es ist ratsam, vietnamesische Dong nicht im Voraus in Deutschland zu tauschen, da der Wechselkurs oft ungünstig ist. Stattdessen sollten Sie Geld bei Ankunft am Flughafen oder in autorisierten Wechselstuben vor Ort tauschen. Dies garantiert bessere Kurse und ist in der Regel unkompliziert.
Grundlegende Vietnamesische Phrasen:
Hallo auf Vietnamesisch ist „Xin chào“ (ausgesprochen als „sin chow“).
Danke sagt man „Cảm ơn“ (ausgesprochen als „gam uhn“).Anpassung an das Klima: Vietnam kann sehr heiß und feucht sein, besonders in den Sommermonaten. Es ist empfehlenswert, zwei Tage vor dem Seminar anzukommen, um sich an das Klima zu gewöhnen und Zeitverschiebungseffekte zu minimieren.
Klimatisierung: Die Innenräume in Vietnam sind oft stark klimatisiert. Es ist ratsam, immer eine leichte Jacke oder einen Pullover bereitzuhalten, auch wenn es draußen sehr warm ist. Die Temperaturunterschiede zwischen Innen- und Außenbereichen können überraschend sein.
Regenzeit beachten: Informieren Sie sich über die saisonalen Wetterbedingungen, besonders über die Regenzeit, die von Mai bis Oktober dauern kann. In dieser Zeit kann es zu starken Regenfällen kommen, die Reisepläne beeinträchtigen können.
Transportoptionen: In Städten wie Hanoi und Ho Chi Minh Stadt kann der Verkehr überwältigend sein. Planen Sie genügend Zeit für den Transport ein, besonders zu Stoßzeiten. Die Nutzung von zuverlässigen Taxi-Apps wie Grab ist oft eine sicherere und bequemere Alternative zum herkömmlichen Taxi.
Hydratation: Achten Sie darauf, stets genügend Wasser zu trinken, da die hohe Luftfeuchtigkeit schnell zu Dehydration führen kann. Kaufen Sie Wasserflaschen immer in versiegelten Zuständen, um Gesundheitsrisiken zu vermeiden.
Kulturelle Sensibilität: Beim Besuch religiöser Stätten oder bei formellen Anlässen ist es wichtig, angemessene Kleidung zu tragen. Schultern und Knie sollten bedeckt sein, um Respekt gegenüber der lokalen Kultur zu zeigen.
Fazit
Die Planung und Durchführung eines Seminars in Vietnam bietet eine einzigartige Gelegenheit, Geschäftliches mit tiefgreifenden kulturellen Erfahrungen zu verbinden. Die dynamische Entwicklung Vietnams in Technologie, Wirtschaft und Infrastruktur, gepaart mit seiner reichen Kultur und atemberaubenden Landschaften, schafft ideale Bedingungen für Veranstaltungen, die sowohl inspirierend als auch effektiv sind. Die Möglichkeit, Luxus und lokale Authentizität zu erleben, macht Vietnam zu einem lohnenden Ziel für internationale Seminare und Geschäftsreisen, die in Erinnerung bleiben und die Teilnehmer beeindrucken werden.
Möchtest Du Dein eigenes Seminar in Vietnam oder einem anderen Land planen? Dann melde Dich gerne bei mir unter l.gier@lisagier.com
Fotos sind alle von Justin Bockey